Dokumentasi: Definisi, tujuan, peranan, fungsi dan macam - macam dokumentasi

Definisi Dokumentasi

Secara umum, definisi dokumentasi adalah aktivitas yang bersifat lebih sistematis. Aktivitas yang dimaksud adalah mengumpulkan, mencari, menyelidiki, menggunakan serta menyediakan dokumen yang terkait. Dokumen biasanya dijadikan sebagai suatu keterangan atau bukti kepada seseorang. 

Selain itu, dokumentasi juga sangat berkaitan dengan sebuah administrasi. Sebagai contoh yaitu data yang dimiliki oleh sebuah perusahaan dikumpulkan menjadi satu kesatuan dalam bentuk dokumen. Dokumen tersebut bisa saja digunakan untuk mengenalkan perusahaan yang kita miliki kepada pihak lainnya.

Baca juga: Manajemen Industri: Definisi, kategori, sejarah serta pendidikan dalam manajemen industri

Definisi Dokumentasi Menurut Para Ahli

Dapat digarisbawahi bahwa dokumentasi dan arsip memiliki makna yang berbeda. Berikut adalah definisi dokumentasi yang pernah dikemukakan oleh beberapa ahli. Simak penjelasannya berikut ini:

1. Paul Otlet
Definisi dokumentasi menurut pendapat Paul Otlet dalam “International Economic Conference 1905” adalah kegiatan yang mencakup pengumpulan, pengolahan, penimpanan, penyebaran serta penemuan dokumen kembali.

2. Tung Palan
Definisi dokumentasi menurut pendapat Tung Palan adalah sebuah catatan lengkap yang dapat dibuktikan secara hukum. 

3. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
Definisi dokumentasi menurut KBBI adalah berbagai macam proses yang berkaitan dengan pengumpulan, pemilihan, pengolahan serta penyimpanan informasi pengetahuan; pengumpulan bukti dapat diambil dari hasil keterangan berupa gambar, kutipan, guntingan koran dan juga bahan referensi lainnya.

Baca juga: Standard Operating Procedure (SOP): Definisi, tujuan dan manfaat, fungsi serta prinsip SOP

Fungsi Dokumentasi

Secara umum, fungsi yang dapat kita ambil yaitu:
• Dokumentasi dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh seseorang
• Data-data yang disajikan sangat akurat
• Dokumen harus dijaga, baik secara fisik maupun isi yang terdapat didalamnya

• Apabila para ilmuwan ingin melakukan penelitian maka dokumen harus sudah dipersiapkan sebelumnya
• Segala dokumen dikumpulkan menjadi satu kesatuan agar dapat dikembangkan lebih jauh lagi
• Memberikan jaminan terhadap data dan informasi yang terdapat didalam sebuah dokumen

Sedangkan fungsi dokumentasi dalam perusahaan yaitu:
• Dokumen dijadikan sebagai memori untuk menjaga perusahaan dari hal-hal yang tidak diinginkan
• Dokumen dapat dijadikan sebagai bahan referensi untuk mengambil keputusan, perencanaan serta pengawasan
• Dokumen dapat dijadikan sebagai alat bukti yang kuat

• Dokumen dapat memberikan informasi mengenai keuangan perusahaan, personalia dan lain-lain.
• Dokumen juga sangat dibutuhkan untuk karyawan baru
• Dokumen dapat menjaga hubungan antara perusahaan dan konsumennya
Peranan Dokumentasi

Selain itu, dokumentasi juga memiliki peranan yang cukup signifikan. Simak berikut ini:
• Membantu memberikan pelayan, mengembangkan ilmu pengetahuan, catalog serta metode dalam pengolahan dokumen
• Menerbitkan jurnal publikasi yang terkait dengan dokumen tertentu

Baca juga: Manajemen PAUD: Definisi, tujuan, fungsi, konsep serta pembahasan lengkap

Tugas Dokumentasi

Berikut adalah 4 tugas dokumentasi yang harus anda ketahui, yaitu:
1. Mencari dan mengumpulkan
2. Mencatat dan menganalisis
3. Mempublikasikan dan menyalurkannya
4. Mengarsipkan semua dokumen

Jenis - jenis Dokumentasi

Jenis - jenis dokumen dapat dibedakan menjadi 6 bagian, yaitu dokumen yang berdasarkan kegiatannya, bentuk fisik, fungsi, sifat, jenis dan berdasarkan atas dokumentasi itu sendiri. Simak masing-masing penjelasannya dibawah ini:

1. Berdasarkan kegiatannya: Yang termasuk kedalam jenis dokumentasi ini adalah dokumen pribadi seperti SIM, akta kelahiran, KTP dan ijazah, dokumen niaga  seperti cek, nota dan kuitansi, dokumen pemerintah seperti undang-undang dan lain sebagainya.

2. Berdasarkan bentuk fisik: Yang termasuk kedalam jenis dokumentasi ini adalah dokumentasi literer seperti buku, majalah dan film, dokumentasi korporil seperti patung dan fosil, dokumentasi privat seperti surat niaga dan surat dinas.

3. Berdasarkan fungsi: Yang termasuk kedalam jenis dokumentasi ini adalah dokumentasi yang dapat digunakan secara langsung (dinamis) dan dokumentasi yang tidak dapat digunakan secara langsung (statis).

4. Berdasarkan sifatnya: Yang termasuk kedalam jenis dokumentasi ini adalah dokumen tertulis (tekstual) dan dokumen teks dan gambar (non tekstual) seperti peta, grafik dan lain-lain.

5. Berdasarkan jenisnya: Yang termasuk kedalam jenis dokumentasi ini adalah dokumen fisik dan dokumen intelektual.

6. Berdasarkan Dokumentasi: Dokumen primer (laporan dan disertasi), dokumen sekunder dan dokumen tersier.

Jenis - jenis Dokumentasi Dalam Bisnis

Setiap bidang akan menggunakan dokumen yang berbeda-beda. Simak jenis-jenis dokumentasi yang terdapat dalam sebuah bisnis yang satu ini.
1. Email dan memorandum
2. Business Letters: Jenis ini biasanya digunakan untuk berinteraksi dengan pihak luar perusahaan.
3. Business Report seperti data finansial, sales figures, perencanaan marketing dan lain-lain.
4. Dokumen Transaksi
5. Dokumen finansial: Dokumen ini biasanya sangat berkaitan dengan laporan keuangan perusahaan. 

Selain itu, dokumen perdagangan juga jauh lebih penting. Contohnya seperti dokumen yang berkaitan dengan masalah harga, penawaran, pesanan, tagihan, pengiriman barang, pengaduan, tuntutan dan gugatan, memo kredit, pengajuan kredit, perjanjian, rekomendasi dan dokumen yang berkaitan dengan masalah keputusan dan juga perkenalan.

Demikian penjelasan porosilmu.com mengenai definisi, tujuan, peranan, fungsi dan macam-macam dokumentasi. Semoga artikel ini dapat memberikan manfaat bagi semuanya dan terimakasih telah membaca.