Prosedur Penagihan Piutang Perusahaan

Bagi perusahaan, sudah sewajarnya bila orientasi utama yang ditargetkan adalah keuntungan. Suatu perusahaan tidak akan dapat bergerak maju bila tidak ada keuntungan yang diperoleh dari hasil pemasukan dana hasil penjualan. Pemasukan dana hasil penjualan ini didapatkan dari para konsumen atau pelanggannya.

Jadi, tanpa adanya pembayaran dari para pelanggan ini, keberlangsungan hidup suatu perusahaan akan terancam. Namun, ada kalanya suatu perusahaan tidak dapat langsung menerima pembayaran dari para konsumennya. Mungkin saja, ada pembayaran konsumen yang tertunda karena dilakukan dengan cara kredit atau hutang.

Pemberlakukan kredit atau piutang pada suatu perusahaan adalah hal yang wajar. Karenanya, penting bagi suatu perusahaan untuk membentuk bagian Debt Collection atau Treasury, sebagai bagian dari Divisi Keuangan. Debt collection adalah bagian yang bertugas untuk melakukan penagihan piutang kepada para konsumen.

Tugas penagihan piutang ini bukanlah tugas yang mudah. Bagian ini juga memegang peranna penting karena merupakan rantai akhir dari serangkaian proses bisnis. Setelah terjadi proses penjualan, maka bagian penagihan lah yang akan diserahi tugas untuk menerima proses pembayarannya.

Bagian Debt collector atau treasury ini juga harus melakukan monitor piutang terhadap para pelanggannya. Hal ini tidak cukup hanya dengan cara menyampaikan tagihan saja, tetapi juga bertugas untuk mengumpulkan seluruh piutang para pelanggan.

Seperti yang dilakukan pada prosedur penagihan umumnya, proses penagihan ini diawali dengan melakukan konfirmasi penagihan melalui surat. Apabila tidak ada respon, maka bagian debt collection ini akan mengingatkan melalui telepon. Apabila masih juga belum ada respon, barulah bagian debt collection perlu melakukan negosiasi dan kesepakatan pembayaran terhadap pelangan tersebut.

Ada kalanya, perusahaan pelanggan yang melakukan kredit ini bangkrut. Jika hal ini terjadi, maka dapat dilakukan kesepakatan pembayaran dengan cara mencicil. Piutang ini kemudian menjadi piutang ragu-ragu. Piutang ragu -ragu artinya, piutang tersebut diragukan akan pelunasannya, sebab apakah pelanggan tersebut bisa membayar atau tidak masih diragukan.

Untuk itu, perlu juga diberikan alternatif macam-macam usulan, agar piutang yang tertunda tersebut dapat dibayarkan oleh pelanggan. Tapi apabila tidak ada kesepakatan, maka pihak pelanggan sebagai kreditor dapat dilaporkan ke Kantor Penanganan Piutang dan Lelang Negara (KP2LN).

Bagian debt collection harus selalu dilibatkan sejak awal pembahasan kontrak yang menyangkut nominal dan hal piutang lain dengan pelanggan. Umumnya, proses pembayaran yang dilakukan secara debit, kredit maupun check masuk dalam kategori ini.

Bagian debt collection perlu melakukan konfrimasi pembayaran pada pelanggan. Konfirmasi ini bertujuan untuk mengetahui ketepatan pembayaran, memuaskan customer dan juga memudahkan dalam transaksi. Untuk itu, pihak perusahaan perlu menyediakan format-format konfirmasi tagihan (Billing Confirmation).

Baca juga: Pinjaman dengan Konsep Standby Loan

Prosedur Penagihan Piutang Perusahaan

Dalam prakteknya, biasanya perusahaan akan melakukan prosedur penagihan tertentu. Berikut adalah bentuk prosedur penagihan yang sering kali dilakukan oleh perusahaan perusahaan yang melakukan penagihan piutang melalui collector, atau petugas penagihan yang langsung datang ke tempat debitor piutang.

1) Bagian penagihan

a). Melakukan pengelompokkan kuitansi menurut daerah penagihan.

b). Membuat daftar kuitansi untuk tiap -tiap daerah penagihan.

c). Menyerahkan daftar kuitansi beserta kuitansinya pada lembar 1 dan 2, kepada petugas penagihan (collector) yang ada di masing-masing daerah.

Kuitansi 1, digunakan untuk diserahkan pada debitor piutang yang berhasil ditagih, setelah yang bersangkutan tersebut menandatangani daftar kuitansi.

Kuitansi 2, digunakan untuk diserahkan kembali kepada Bagian Penagihan, beserta uang dari hasil penagihan, daftar kuitansi serta kuitansi untuk debitor piutang yang belum berhasil ditagih (lembar 1 dan 2).

Daftar kuitansi dan kuitansi untuk debitor piutang yang belum berhasil ditagih (lembar 1 dan 2) oleh Bagian Penagihan lalu diserahkan kembali kepada pihak collector untuk ditagih pada hari berikutnya.

d). Menyerahkan kuitansi lembar 2 beserta dengan uang hasil penagihan kepada Bagian Kas.

2. Bagian Kasa

a). Bertugas untuk menerima uang dari hasil penagihan beserta kuitansi lembar 2 dari Bagian Penagihan.

b). Meneliti kecocokan jumlah uang hasil penagihan dengan data kuitansi lembar 2 yang diterima dari Bagian Penagihan.

c). Membuat bukti penerimaan kas rangkap 3 untuk penerimaan piutang sesuai dengan besarnya jumlah hasil penagihan.

Lembar 1, diserahkan kepada Bagian Jurnal dan Buku Besar beserta dengan kuitansi yang diterima dari Bagian Penagihan.

Lembar 2, diserahkan kepada Bagian Piutang untuk dicatat di dalam kartu piutang.

Lembar 3, diarsipkan di Bagian Kasa.

3. Bagian Jurnal dan Buku Besar.

a). Menerima bukti penerimaan kas lembar 1 yang disertai kuitansi lembar 2 dari Bagian Kasa.

b). Mencatat bukti penerimaan kas dalam jurnal penerimaan kas dengan mendebet akun Kas dan kredit Piutang.

c). Melakukan pengarsipan bukti penerimaan kas lembar 1 dan kuitansi lembar 2 sesuai dengan nomor bukti.

Demikian pemaparan mengenai Prosedur Penagihan Piutang Perusahaan. Semoga bermanfaat.