Penggunaan 24 Peralatan Kantor yang Habis Pakai
Dalam melaksanakan pekerjaan kantor, maka kita akan
membutuhkan banyak peralatan pendukung sehingga kerja kantor bisa jadi lebih
lancar. Kita tidak hanya membutuhkan aneka mesin -mesin kantor saja, melainkan
juga aneka peralatan pendukung yang pengaruhnya tak kalah besar terhadap
efisiensi dan efektivitas hasil kerja.
Peralatan pendukung untuk tata usaha kantor ini merupakan
barang -barang habis pakai dan barang yang tidak habis pakai yang sering
digunakan sehari -hari di kantor. Lantas, sudah tahukah kamu apa saja peralatan kantor yang habis pakai, serta bagaimana cara penggunaan kelompok peralatan
kantor yang habis pakai ini?
Berikut adalah penjelasan mengenai apa saja yang termasuk
peralatan kantor habis pakai, sekaligus tentang cara penggunaannya yang akan
dijelaskan secara singkat.
1) Stop map (folder)
Stop map memiliki ukuran standar atau folio dan merupakan
alat yang digunakan sebagai tempat penyimpanan surat -surat, naskah -naskah,
atau catatan -catatan yang umumnya sedang dalam proses atau hanya untuk
sementara waktu.
Stop map memiliki dua lipatan dari satu lipatan sisi yang
terdapat tab untuk memberi kode atau tanda. Untuk bagian bawahnya dilipat ke
dalam agar dapat memperkuat daya tapung dokumen atau surat.
2) Map Surat dengan jepitan (Sneelhecter)
Sneelhecter merupakan suatu lipatan karton yang di
bagian dalam tengahnya terdapat kawat penjepit yang berguna untuk menyimpan
surat -surat atau warkat-warkat yang telah diproses. Sneelhecter hampur
sama dengan stop map.
Hanya saja, bedanya di tengah lipatan dari sneelhecter
terdapat alat penjepit yang menjaga agar dokumen atau surat di dalamnya tidak
lepas atau berserakan. Surat yang akan disimpan di dalamn sneelhecter
ini harus terlebih dahulu diberi lubang dengan menggunakan perforator
atau alat pelubang kertas.
3) Ordner
Ordner merupakan alat yang berguna untuk menyimpan dokumen
atau surat yang sudah diproses dan umumnya merupakan surat -surat penting yang
pada suatu saat akan dibutuhkan kembali.
Alat ini serupa dengan sneelhecter, hanya saja daya
tamping dari ordner ini lebih banyak. Dengan menggunakan ordner, maka
dokumen atau surat bisa selalu tersimpan pada kondisi rapi.
4) Letter Opener
Letter opener ini merupakan suatu alat kantor yang
kegunaannya adalah untuk membuka surat dengan cepat dan menjaga agar suratyang
dibuka dalam kondisi baik dan tidak sobek. Alat ini sangat berguna untuk
pekerjaan kantor, terutama yang setiap harinya menerima surat dalam jumlah
banyak, hingga 1.000 buah.
Jika dilihat dari tenaga yang digunakan alat pembuka surat
ini ada dua macam, yakni hand envelope opener atau pembuka kertas dengan
cara manual, dan automatic mail opener atau pembuka kertas dengan tenaga
listrik.
5) Numerator / Numbering Machine (Mesin Pemberi Nomor)
Mesin pemberi nomor digunakan untuk memberikan nomor secara
berurutan, baik memberi nomor pada surat yang belum diketik secara langsung,
maupun pada buku agenda surat keluar secara berturut -turut dengan nomor yang
sama.
6) Timbangan Surat
Timbangan surat adalah alat kantor yang digunakan untuk
menimbang surat yang bertujuan untuk menentukan besarnya biaya pengiriman surat
tersebut. Umumnya, surat yang ditimbang terlebih dahulu adalah surat yang jika
dikirimkan secara tercatat terdaftar dan surat yang akan ditujukan ke luar
negeri.
7) Jepitan Kertas (paper clip)
Jepitan kertas adalah alat yang terbuat dari logam dan
digunakan untuk menyatukan, menghimpun, mengumpulkan, atau mengelompokkan surat
-surat serta lampiran -lampirannya sehingga surat tersebut tidak tercecer dan
hilang.
8) Pengungkit Kawat Jepret (stapler remover)
Akat pengungkit kawat jepret ini digunakan untuk melepas
atau mencabut kawat jepret yang ada di bundelan warkat agar terlepas dan
menjadi lembaran -lembaran lagi. Dengan alat ini, stapler bisa dengan mudah dan
cepat terlepas.
9) Nietjes atau stapler atau kawat penjepit
Alat ini berupa kawat yang digunakan untuk dijepretkan pada
bendelan kertas. Untuk menggunakannya, kawat ini terlebih dahulu dimasukkan
dalam stapler sehingga kawat penjepit ini bisa disebut sebagai isi dari hecht
machine.
10) Spindle File (ancapan warkat)
Tancapan warkat ini adalah alat kantor yang berguna untuk
menghimpun warkat dengan cara memasukkan warkat tersebut pada spindle. Spindle
ini berupa jarum kawat besar yang di bagian bawahnya terdapat alas untuk
membuatnya tegak berdiri sehingga mudah diletakkan di atas meja.
11) Buku Alamat
Buku alamat adalah suaut buku yang isinya berupa kumpulan
alamat, baik instansi pemerintah, perusahaan, organisasi daerah tertentu dan
lainnya. Umumnya, buku alamat digunakan dalam melakukan pelayanan jasa di
bidang transport dan sejenisnya.
12) Cap Tanggal (stamping date)
Cap tanggal merupakan alat yang terbuat dari jalur -jalur
karet yang bisa diputar sesuai tanggal yang dikehdankan. Fungsi dari alat ini
adalah untuk membubuhkan tanggal dari suatu hari yang diperlukan pada surat atau
warkat lain.
13) Card Machine atau mesin kartu berlubang
Mesin kartu berlubang adalah alat yang berguna dalam
pemrosesan yang dapat mencatat, menyimpan atau membaca serta mengolah data
secara lebih lanjut yang diperlukan dengan menggunakan kartu -kartu yang
dilubangi di tempat tertentu.
14) Correction Fluid atau Sheet Correction
Ini merupakan suatu bahan kimiawi berbentuk cair, cepat
kering dan umumnya memiliki warna merah. Bahan ini digunakan untuk menutup
huruf yang salah ketik pada kertas sheet stensil. Jika sudah kering,
maka kertas stensil tadi bisa diketika kembali.
15) Pen sheet atau stylus
alat ini berbentuk seperti pena dengan ujung tumpul yang
digunakan untuk membuat gambar, garis, tanda tangan di atas kertas stensil yang
dibawahnya sudah diberikan alas stensil atau stencil writing plate.
16) Tippe Ex
Tippe Ex adalah bahan kimia berbentuk cairan, kering dan
berwarna putih. Kegunaannya adalah untuk menutup huruf yang salah pada
pengetikan yang dilakukan di atas kertas biasa.
17) Buku Telepon
Buku telepon adalah suatu buku yang berisi catatan nomor
telepon yang sudah terdaftar. Buku telepon dikeluarkan oleh PT. Telkom dan
digunakan untuk para pelanggan telepon. Dalam buku telepon ini memuat petunjuk
penggunaan telepon, nomor telepon yang penting serta daftar nama pelanggan
telepon.
18) Formulir atau Blanko
Formulir atau blanko merupakan lembaran kertas terlepas
dengan ukuran tertentu dan berupa cetakan maupun stensilan yang berisi uraian,
garis, atau ruang untuk menghimpun serta menyampaikan keterangan -keterangan
yang diperlukan.
Formulir terdiri dari dua bagian, yakni bagian tercetak yang
merupakan bagian keterangan tetap, serta bagian lain yang dapat berubah sesuai
dengan keterangan yang diisikan di dalam ruang-ruang yang tersedia.
19) HVS (Hout Vry Schrieft)
HVS merupakan suatu jenis kertas yang memiliki warna putih,
bersih dan halus. Biasanya, kertas HVS digunakan untuk pengetikan asli surat
dinas. Karena kertas ini sangat halus, maka tidak akan terlihat guratan seperti
kayu. Dari sinilah, kertas ini disebut HVS atau bebas dari guratan kayu atau hout
vry schrieft.
20) Kertas Tembusan (Doorslag Papier)
Kertas tembusan merupakan suatu jenis kertas yang tipis yang
khusus digunakan untuk tembusan pengetikan. Kertas tembusan ini dibuat tipis
sehingga bila diperlukan tembusan dalam jumlah cukup banyak, masih bisa didapat
hasil ketikan yang cukup jelas di kertas bagian paling bawah.
21) Onion Skin atau Kertas Kulit Bawang
Kertas kulit bawang atau onion skin ini merupakan
jenis kerjas yang terbuat dari kapas, bersifat kedap lemak, kedap air, kedap
udara dan lebih kuat dari kertas biasa. Umumnya, kertas ini digunakan sebagai
penyekat pada album foto.
22) NCR papar (No Carbon Required paper)
NCR paper ini adalah sejenis kertas yang sudah diberi
lapisan kimia, sehingga akan menimbulkan bekas atau tulisan jika terkena
tekanan. Dengan begitu, jenis kertas ini bisa digunakan untuk menggandakan warkat
-warkat tanpa harus memerlukan kerbon.
23) Kertas Kaca
Kertas kaca merupakan jenis kertas yang tipis dan mengkilat
serta tembus pandang. Kertas jenis ini digunakan untuk amplop berjendela.
24) Kertas Linen
Kertas linen merupakan jenis kertas yang mengkilat dan kuat.
Kertas ini biasa digunakan untuk mencetak amplop.
