Menyusun Formasi dalam Kepegawaian

Dalam penyusunan formasi pegawai diperlukan penentuan kebutuhan pegawai terlebih dahulu. Penentuan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan guna mengisi suatu organisasi. Langkah pertama untuk menentukan kebutuhan dilakukan dengan menyusun jenjang kepangkatan dan formasi.

Formasi dalam hal ini terbagi menjadi dua, yakni formasi PNS dan formasi anggaran. Yang dimaksud dengan formasi Pegawai Negeri Sipil (PNS) adalah jumlah susunan pangkat PNS yang diperlukan satuan organisasi Negara untuk melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu sesuai ketetapan Menteri yang bertanggung jawab dalam hal penertiban dan penyempurnaan aparatur Negara.

Selain adanya formasi pegawai, adapula formasi anggaran. Yang dimaksud dengan formasi anggaran adalah jumlah pegawai dalam suatu organisasi yang didasarkan atas anggaran belanja pegawai yang tersedia (tidak selalu mencerminkan realitas kebutuhan).

Penyusunan pegawai pada dasarnya harus mengacu pada faktor-faktor tertentu. Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam menyusun formasi adalah :

1. Dasar penyusunan formasi
2. Sistem penyusunan formasi
3. Analisa kebutuhan PNS
4. Anggaran belanja Negara yang tersedia

Terdapat dua bentuk sistem penyusunan formasi yang bisa digunakan untuk menyusun pegawai, yakni:

Sistem sama

1. Sistem sama adalah sistem yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang sama bagi semua unit organisasi yang sama dengan tidak memperhatikan besar kecilnya “beban kerja”. 
2. Biasanya digunakan pada organisasi yang terstandar seperti ABRI)

Sistem ruang lingkup

1. Sistem ruang lingkup adalah sistem yang digunakan untuk menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang ditentukan berdasar jenis, sifat dan beban kerja sesuai unit organisasi.

Dalam penyusunan formasi, terdapat beberapa faktor yang menjadi dasar penyusunan formasi. Dasar penyusunan tersebut meliputi :

• Jenis pekerjaan

Jenis pekerjaan apa saja yang tersedia

• Sifat pekerjaan

Bagaimana sifat pekerjaan tersebut terkait pada pengaruhnya terhadap aktivitas kerja

• Perkiraan beban kerja

Seberapa besar beban kerja yang harus dijalankan pegawai

• Perkiraan kapasitas pegawai

Seberapa besar kemampuan masing-masing pegawai dalam menjalankan tugas

• Kebijaksanaan pelaksanaan pekerjaan

Bagaimana pegawai menyikapi pekerjaannya agar berjalan dengan baik

• Jenjang dan jumlah jabatan dan pangkat

Bagaimana pembagian jenjang, jabatan dan pangkat yang tersedia

• Alat yang tersedia

Peralatan yang menunjang kegiatan

Baca juga: Memahami Sumpah dan Janji Pegawai Negeri Sipil

Dalam dasar penyusunan pegawai yang telah diuraikan di atas, terdapat beberapa hal lagi yang dapat dijabarkan. Mengenai jenis pekerjaan, yang dimaksud dengan jenis pekerjaan adalah macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu unit organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya. 

Jenis pekerjaan harus disusun secara sistematis. Jenis pekerjaan terbagi menjadi dua, ada yang bersifat umum (ada pada setiap dapertemen) dan bersifat khusus (sesuai kebutuhan departemen tertentu).

Dasar penyusunan yang merujuk pada sifat pekerjaan dapat ditinjau melalui beberapa hal khusus. Untuk meninjau sifat pekerjaan, dapat didasarkan pada waktu kerja, pemusatan perhatian, serta resiko pribadi yang mungkin timbul dari melaksanakan pekerjaan.

Perkiraan beban kerja juga menjadi salah satu dasar penentuan penyusunan formasi pegawai. Perkiraan beban kerja yang dimaksud adalah frekuensi kegiatan rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Beban kerja dapat dibagi dalam tiga kategori, meliputi:

– Beban kerja yang dapat diukur

• Misalnya tugas yang dihitung per satuan waktu

– Beban kerja yang sulit diukur

• Sulit diukur karena tergantung pada keadaan,
• misalnya tugas kejaksaan

– Beban kerja yang tidak dapat diukur

• Tidak dapat diukur seperti misalnya pada tugas intelegen, diplomatik

Perkiraan kapasitas pegawai merupakan perkiraan kemampuan rata-rata satu orang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan ini diperlukan untuk mengetahui jumlah pegawai yang diperlukan. Seperti pada beban kerja, kapasitas pegawai juga ada yang dapati diukur, sulit diukur dan tidak dapat diukur.