Sabtu, 31 Agustus 2019

Unsur-unsur Administrasi Perkantoran

Sebelum kita membahas lebih jauh mengenai unsur-unsur administrasi perkantoran, mari kita simak terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan istilah unsur. Unsur merupakan bagian terkecil yang terdapat didalam suatu kegiatan, suatu benda dan lain-lain. Unsur tersebut kemudian digabung menjadi sebuah rangkaian sistem yang sistematis.

Hal-hal yang harus ada di dalam sebuah unsur administrasi perkantoran, yaitu kumpulan masyarakat, kerjasama antar satu dengan yang lain serta memiliki tujuan yang jelas adanya. Apabila salah satu dari unsur-unsur tersebut tidak ada maka kita tidak bisa menamainya sebagai kegiatan administrasi.

Baca juga: Administrasi Keuangan: Definisi, fungsi, manfaat dan komponen yang terkandung didalamnya

Unsur - unsur Administrasi Menurut Pendapat Para Ahli

Berikut adalah beberapa unsur administrasi perkantoran yang pernah dijelaskan oleh para ahli, termasuk The Liang Gie. Simak penjelasannya dibawah ini:

1. Sondang P Siagian
Menurut pendapat Sondag P Siagian, ada empat unsur yang terdapat didalam suatu administrasi yaitu memiliki arah dan tujuan yang pasti, memiliki alat yang lengkap untuk mendukung jalannya proses administrasi, memiliki tugas dan tanggung jawa yang akan dilaksanakan dan memiliki beberapa orang didalamnya.

Beliau menekankan bahwa keempat unsur yang telah dijelaskan diatas merupakan unsur yang bersifat mutlak atau harus ada didalam suatu administrasi.

2. The Liang Gie
Berbeda dengan pendapat sebelumnya, The Liang Gie ini menjelaskan bahwa didalam unsur administrasi memiliki 8 unsur yang saling berkaitan. 8 unsur tersebut adalah organisasi, manajemen, komunikasi, kepegawaian, keuangan, perbekalan, ketatausahaan dan hubungan masyarakat atau sering disebut sebagai HUMAS.

Mari kita bedah secara satu persatu 8 unsur yang pernah dijelaskan oleh The Liag Gie. Simak dibawah ini:

1. Organisasi
Organisasi merupakan wadah yang mempertemukan antar berbagai orang-orang tertentu, umumnya mereka memiliki tujuan dan arah yang sama. Tujuan yang mereka tentukan akan dicapai dengan menggunakan berbagai macam cara, seperti salah satunya adalah dengan cara memanfaatkan sumber daya yang dimiliki oleh organisasi itu sendiri.

Aktivitas yang berkaitan dengan sebuah organisasi ini yaitu seperti menyusun, mengatur serta membagi apa saja yang menjadi tugas dan tanggung jawab dari masing-masing individu yang terdapat didalam suatu organisasi tersebut, tujuannya adalah agar sasaran yang dicapai dengan maksimal.

2. Manajemen
Manajemen merupakan proses dari adanya penyusunan dan pengaturan segala kegiatan yang akan atau telah dilakukan oleh seorang individu maupun kelompok tertentu, tujuannya adalah agar sasaran target yang telah ditentukan bersama dapat mudah dicapai.

Semua pihak yang terlibat dalam proses manajemen ini dikerahkan serta mengendalikan segala fasilitas yang ada untuk mencapai sasaran target tersebut.

3. Komunikasi
Komunikasi merupakan proses kegiatan yang melibatkan suatu hal seperti bagaimana informasi, gagasan atau pesan akan disampaikan kepada pihak-pihak tertentu, kita dapat menyampaikan pesan tersebut dengan melalui lisan maupun tulisan.

Baca juga: Manajemen produksi: Definisi, fungsi, ruang lingkup, dan aspek-aspek yang terdapat didalamnya

4. Kepegawaian
Kepegawaian merupakan suatu proses yang mengatur hal-hal yang berkaitan dengan sebuah tenaga kerja yang terdapat didalam sebuah organisasi tertentu. Aktivitas yang meliputi proses kepegawaian ini yaitu:

Menerima
Mengangkat
Menempatkan
Memberikan bimbingan
Memberikan arahan
Melakukan pemberhentian
Melakukan promosi
Memberlakukan sistem pensiun kepada para karyawan tertentu

5. Keuangan
Keuangan yang terdapat didalam sebuah administrasi merupakan hal-hal yang berkaitan dengan bagaimana cara agar seseorang mendapatkan sumber dana atau biaya, mempertanggungjawabkan biaya yang digunakannya, mengelola pembayaran hingga menentukan sumber biaya yang dibutuhkan bagi suatu organisasi tersebut.

6. Perbekalan
Perbekalan yang dimaksud adalah hal-hal yang berkaitan dengan perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan oleh suatu organisasi. Selain itu, perbekalan juga memungkinkan terjadinya simpan menyimpan barang, menyediakan barang dan juga menghancurkan barang yang sudah tidak dibutuhkan oleh  organisasi tersebut.

7. Ketatausahaan
Ketatausahaan yang terdapat didalam sebuah administrasi merupakan bentuk pelayanan terhadap kegiatan usaha tertentu, seperti catat-mencatat, menyimpan, mengirim dan lain sebagainya. Pada umumnya, kegiatan tersebut dapat kita sebut sebagai istilah office work.

Baca juga: Manajemen Administrasi: Definisi, tujuan, fungsi, tugasnya serta pembahasan lengkapnya

8. Hubungan masyarakat (Humas)
Hubungan masyarakat atau humas merupakan kegiatan yang dilakukan dengan cara berinteraksi, berhubungan dan membangun kerjasama antara pihak yang satu dengan pihak lainnya dalam lingkup masyarakat. Tujuannya adalah agar kegiatan yang dilakukan dapat didukung oleh sejumlah masyarakat yang ada.

Demikian penjelasan porosilmu.com mengenai unsur-unsur administrasi perkantoran. Semoga artikel ini bermanfaat dan terimakasih telah membaca.


Loading...