Cara Menulis Formulir yang Baik agar Efisien

Salah satu betuk peralatan kantor yang habis pakai adalah formulir atau blanko. Apakah kamu pernah mendengar apa itu formulir dan seperti apa bentuknya? Formulir sangat akrab dalam berbagai kegiatan administrasi di berbagai kantor. Jadi, bisa dikatakan bahwa hampir setiap orang pernah melihat, memegang, atau bahkan mengisi formulir ini.

Pengertian Formulir?

Formulir atau blanko adalah suatu lembaran kertas terlepas dengan ukuran tertentu berupa cetakan, stensilan dengan uraian, garis atau ruang yang digunakan untuk menghimpun serta menyampaikan keterangan yang diperlukan.

Formulir secara umum berisi dua bagian. Dua bagian formulir tersebut yakni bagian tercetak yang merupakan keterangan yang sudah tetap, dan bagian lain yang isinya berubah sesuai dengan keterangan yang diisikan dalam ruang -ruang yang telah tersedia.

Formulir sengaja dibuat agar dapat membantu efisiensi pekerjaan kantor. Secara khusus, formulir ini dirancang, diciptakan, dan dipergunakan secara tepat dengan tujuan agar dapat menghemat lima unsur, yakni tenaga, waktu, pikiran, ruang dan bahan.

Simak juga: Etika Bisnis dan Sanksi Hukum dalam Perjanjian

Cara membuat formulir dengan baik

Agar pembuatan serta pengendalian formulir ini dapat mencapai efisiensi, maka formulir harus dibuat dengan baik dan tepat. Menurut Drs. The Liang Gie, beberapa cara membuat formulir yang efiesien adalah dengan memperhatikan beberapa hal, meliputi :

• Hendaknya setiap formulir memiliki kegunaan yang jelas.
• Tiap -tipa formulir yang dibuat hendaknya dibuktikan dengan standarisasi tertentu, terutama dari segi ukuran, kualitas, warna dan tipe huruf yang digunakan.
• Setiap formulir yang dibuat hendaknya dirancang dalam corak yang sederhana.
• Keterangan yang tercantum dalam formulir hendaknya disusun secara teratur, logis, dan praktis sehingga mudah dalam proses pengisian.
• Bagian yang diisi dengan keterangan hendaknya diberikan ruang kosong yang cukup sehingga dapat dibubuhi tulisan dengan jelas.
• Setiap formulir hendaknya mempunyai judul nama yang jelas dan bila macamnya cukup banyak, hendaknya diberikan nomor kode.
• Apabila suatu macam formulir harus disimpan di dalam berkas, maka hendaknya tersedia bagian tepi yang kosong secukupnya untuk keperluan penjepitan sehingga tidak ada tulisan yang terjepit dan tidak tampak.
• Formulir yang akan digunakan ke luar kantor, hendaknya memuat nama organisasi yang bersangkutan. Sedangkan bila formulir digunakan untuk keperluan di dalam kantor, tidak perlu dibubuhi dengan nama tersebut.
• Penciptaan atau perancangan formulir -formulir di dalam suatu kantor hendaknya dipusatkan pada satu orang petugas, semisal kepala kantor.
• Formulir berganda dengan beberapa tembusan yang diperlukan, misalnya faktur yang perlu diketik sebanyak empat rangkap, sebaiknya dibuat dalam warna yang berlainan sehingga dapat lebih memudahkan dalam proses distribusinya.

Dengan memperhatikan berbagai hal di atas, maka diharapkan formulir yang dirancang bisa memiliki tampilan yang sebaiknya mungkin dan bisa dimanfaatkan dengan seefisien mungkin sesuai dengan fungsi dasar dari formulir.

Sebab, dalam membuat formulir ini memang tidak bisa dilakukan dengan sembarangan, jika tidak ingin hasil formulir yang dirancang justru membingungkan orang -orang yang mengisinya.