10 Fungsi Surat dalam Korespondensi Bisnis

Apa Kegunaan Surat dalam Hubungan Bisnis?

Apakah surat dan korespondensi itu hal yang sama? Untuk mengetahuinya, mari kita lihat pengertian korespondensi. Secara etimologi, korespondensi berasal dari bahasa Inggris, yakni kata corresponcence atau dari bahasa Belanda yakni correspondentie.

Arti kata ini adalah hubungan yang terjadi antara pihak –pihak yang terkait. Di dalam bisnis, hubungan pihak –pihak yang terkait ini biasanya bersifat resmi dan dilakukan dalam bentuk surat menyurat. Nah, karena hal inilah, korespondensi juga sering diartikan sebagai surat menyurat.

Pengertian surat sendiri adalah salah satu media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan melalui surat ini bisa berbagai macam.

Macam surat bisnis ini misalnya surat pemberitahuan, surat keterangan, surat pernyataan, perintah, permintaan atau laporan. Informasi yang disampaikan ini dapat ditulis atau diketik dalam secaraik kertas. Cara ini adalah cara konvensional. Dapat pula informasinya diketik dan dikirimkan melalui surat elektronik atau email.

Korespondensi dalam bisnis ini punya peran yang cukup banyak. Misalnya seperti :

• Menciptakan surat yang baik, jelas dan tepat
• Menciptakan kerja sama yang baik antar berbagai pihak
• Menyebarkan informasi kegiatan

Disamping itu, surat secara umum juga memiliki banyak fungsi. Fungsi surat yang paling umum adalah untuk alat komunikasi. Selain itu, ada pula fungsi surat lainnya. Berikut adalah 10 fungsi surat yang dapat dikaitkan dengan kegiatan korespondensi bisnis.

1.      Tanda bukti tertulis yang otentik

Surat adalah bentuk bukti “hitam di atas putih” yang dapat menyimpan suatu rahasia dan dapat dijadikan sebagai suatu alat bukti yang sah. Surat yang dapat dijadikan alat bukti tertulis ini misalnya surat perjanjian, wasiat, akta notaris, dan lainnya.

2.      Alat pengingat

Manusia memiliki kemampuan mengingat yang terbatas. Terlebih, dalam hal aktivitas yang rumit dan kompleks. Dalam hal inilah, dokumen tertulis yang diarsipkan dengan baik dapat berfungsi sebagai alat pengingat ketika kita lupa atau sewaktu –waktu diperlukan informasi terkait hal yang tertulis dalam surat tersebut.

3.      Dokumen historis

Surat juga dapat menjadi dokumentasi bersejarah. Surat bisa memberikan gambaran –gambaran tentang kejadian di masa lalu. Contohnya seperti Surat Perintah Sebelas Maret atau Supersemar.

4.      Pedoman kerja

Surat juga dapat berfungsi sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu pekerjaan. Misalnya seperti pada surat perintah, surat keputusan, mau pun surat kuasa.

5.      Jaminan keamanan

Surat sebagai jaminan keamanan artinya surat tersebut mampu menjadi jaminan keamanan untuk seseorang. Misalnya seperti surat keterangan jalan yang dapat memberi jaminan terhadap keamanan pada seseorang dalam suatu perjalanan.

6.      Utusan atau duta organisasi

Fungsi surat juga dapat sebagai utusan atau duta organisasi yang dapat mencerminkan citra, mentalitas, jiwa serta kondisi internal organisasi yang bersangkutan.

7.      Dasar penilaian dan keputusan

Biasanya, mengambil keputusan dan menilai sesuatu memerlukan banyak pertimbangan. Untuk itu, surat dapat menjadi salah satu dasar untuk menilai dan mengambil keputusan. Hal ini seperti pada fungsi surat rekomendasi, surat keterangan dan surat dalam bentuk laporan.

8.      Sebagai barometer kegiatan organisasi

Kegiatan suatu organisasi biasanya dilakukan dengan surat menyurat, baik kegiatan untuk pihak internal mau pun eksternal. Karenanya, frekuensi surat menyurat yang dilakukan oleh suatu organisasi dapat menjadi alat ukur intensitas kegiatan organisasi tersebut.

9.      Alat menumbuhkan sikap saling pengertian

Surat dapat berfungsi untuk menumbuhkan sikap saling pengertian serta untuk menghindari kesalahpahaman. Hal ini bisa terjadi bila surat tersebut disusun dengan baik. Bila surat tidak disusun dengan baik, maka surat tersebut dapat menimbulkan kekacauan. Sebaliknya, surat tersebut pun bisa berperan untuk mengatasi kesalahpahaman dan menumbuhkan saling pengertian.

10.  Sarana meningkatkan kerja sama

Kerja sama dengan pihak lain dapat terjalin dengan lebih kuat dengan keberadaan surat. Arus surat menyurat yang terjadi antara pihak –pihak yang bekerja sama dapat menunjukkan keeratan kerja sama tersebut. Hasilnya upaya untuk mencapai tujuan bersama pun bisa meningkat.