Cara Bertelepon yang Baik di Kantor
Dalam kehidupan sehari -hari, kita tidak akan terlepas dari
kebutuhan untuk berkomunikasi dengan orang lain. Komunikasi yang kita jalin ini
pun bisa bermacam -macam, mulai dari komunikasi langsung dengan bertatap muka, hingga
komunikasi secara tidak langsung atau melalui media seperti telepon.
Dalam dunia bisnis pun, kegiatan komunikasi ini juga menjai
hal yang rutin dilakukan. Namun sebetulnya, komunikasi melalui telepon
seringkali lebih sulit daripada komunikasi dengan berhadapan langsung.
Kenapa demikian? Ini karena teknik bertelepon sangat
berpengaruh terhadap citra perusahaan. Jika Anda bisa melakukan teknik telepon
dengan baik, maka citra positif perusahaan pun bisa tampak melalui telepon.
Sebaliknya bila Anda tidak bisa menguasainya, maka citra perusahaan bisa jadi
buruk hanya karena komunikasi telepon.
Kemampuan etika bertelepon atau cara bertelepon yang baik
ini sangat penting untuk dikuasai bagi semua karyawan, terutama bagi operator,
resepsionis, sekretaris, customer service officer, dan juga Administrative
Profesional yang merupakan “pintu gerbang” penerimaan panggilan telepon.
Hanya dengan mendengar suara, apa yang dikatakan dan cara
menyatakannya, maka orang bisa menyimpulkan pribadi dari seorang penerima
telepon. Buatlah komunikasi telepon bisa lebih bermakna dengan bersikap wajar,
ramah dan tulus saat bertelepon.
Cara Bertelepon yang Baik
Etika bertelepon yang baik adalah hal yang penting untuk
dipahami dan dikuasai. Berikut ini terdapat beberapa etika cara bertelepon yang
baik dan harus diperhatikan serta dilakukan ketika melakukan panggilan telepon.
- Angkat dan jawab telepon pada daering kedua atau ketiga. Jangan sampai membiarkan telepon bordering terlalu lama.
- Berikan salam dengan tersenyum, meski tidak bertatap muka.
- Perkenalkan diri dan perusahaan dengan jelas.
- Hindari menjawab telepon dengan mengatakan “Hallo”.
- Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi penelepon. Siapa pun yang menelepon merupakan pihak penting dan patut dilayani dengan sebaik -baiknya.
- Jangan terlalu lama berbicara dengan penelepon dengan cara menghindari pembicaraan yang sekiranya tidak perlu.
- Jangan menggunakan telepon di tempat kerja Anda untuk kepentingan pribadi. Apabila ada kepentingan pribadi yang mendesak, bisa gunakan telepon dan seperlunya saja.
- Dengarkan dengan baik setiap isi pebicaraan dari penelepon, sehingga Anda tidak akan terlalu sering meminta penelepon untuk mengulangi pembicaraannya.
- Jangan mengucapkan kata -kata yang dapat menyinggung perasaan penelepon. Bicara dengan sikap yang menyenangkan, sekalipu Anda mendapat perlakukan tidak menyenangkan dari penelepon, atau siapa pun.
- Tanggapi maksud pembicara dengan cepat agar memberikan kesan bahwa kita memperhatikan peneleppon dengan baik, seperti layaknya sedang bertatap muka langasung.
- Bicaralah dengan tempo yang tepat, tidak terlalu cepat ataupun terlalu lambat. Perhatikan pula volume suara Anda, jangan terlalu keras namun juga jangan berbisik.
- Jangan berbicara sambil berdecak atau pun sambil makan.
- Jangan menganggap setiap telepon adalah gangguan.
- Catat hal -hal penting dalam setiap pembicaraan.
- Meminta maaf lah dengan segera apabila membuat kesalahan ketika bertelepon.
- Akhiri pembicaraaan dengan mengucapkan terima kasih serta mengucapkan salam.
- Letakkan gagang telepon dengan cara perlahan.
Selain itu, ada juga hal -hal yang harus dihindari saat
bertelepon yang perlu diketahui. Yakni :
- Menggunakan bahasa yang tidak resmi atau informal.
- Menerima telepon sambil berbicara dengan orang lain yang ada di sekitar Anda.
- Terlalu banyak berbicara basa -basi.
- Berbicara dengan nada yang kasar atau membentak.
- Membiarkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa mendapat penjelasan.
- Penelepon disambungkan ke alamat yang salah, apalagi hingga berkali -kali.
- Berbicara dengan kesan yang malas dan tidak ramah.
