Dasar-Dasar Komunikasi Kantor




PENGERTIAN KOMUNIKASI


Istilah komunikasi berasal dari bahasa Latin communicatio yang artinya ‘sama makna’. Maksudnya, komunikasi terjadi ketika terdapat kesamaan makna mengenai sesuatu yang disampaikan antar orang-orang yang terlibat dalam komunikasi. Jika dikaji berdasarkan pengertian menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, terbitan Balai Pustakan, 2002, komunikasi adalah:

‘Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami; hubungan; kontak’.

Sedangkan berdasarkan buku yang berjudul ‘Dinamika Komunikasi’, yang ditulis oleh Prof. Drs. Onong Uchjana, M. A, komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberi tahu atau untuk mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik langsung secara lisan (langsung) maupun tak langsung melalui media.

Komunikasi adalah hal utama yang tentu dilakukan oleh setiap orang dalam kesehariannya. Syarat terjadinya komunikasi ada tiga hal, yakni ketika (1) ada orang yang menyampaikan pesan (disebut komunikator), (2) orang yang menerima pesan (disebut komunikan), serta (3) ada isi pesan yang hendak disampaikan.

Dalam kegiatan bisnis atau penjualan, komunikasi memegang peranan yang sangat penting yang dapat menjamin keberhasilan bisnis tersebut. Seorang penjual yang tidak dapat mengkomunikasikan barang jualan atau jasanya, berarti juga tidak dapat menarik calon pembeli. Untuk menarik calon pembeli, seorang penjual harus mampu merangkai kalimat yang efektif, mampu membawa situasi menjadi lebih menarik dan akrab, dapat menyelipkan humor yang segar dan sesuai situasinya, serta menghidupkan suasana. Kalimat yang efektif haruslah kalimat yang singkat, jelas dan mudah dipahami.

Baca juga: Simbol Simbol dalam Prosedur Pekerjaan Kantor

FAKTOR-FAKTOR KOMUNIKASI

Komunikasi dapat berhasil jika terdapat faktor pendukung yang memenuhi sejumlah persyaratan. Faktor-faktor pendukung keberhasilan pelaksanaan komunikasi, diantaranya:

a. Pemilihan informasi atau data yang akan disampaikan
Yang dimaksud informasi atau data dalam hal ini adalah pesan yang hendak disampaikan. Pesan yang disampaikan secara tidak tepat dari komunikator kepada komunikan menjadi penghambat lancarnya proses komunikasi. Karenanya, dalam menentukan informasi, data, atau pesan yang hendak disampaikan, maka pesan tersebut harus memenuhi syarat, sebagai berikut:

  • Pesan yang disampaikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan
Artinya, pesan tersebut memang butuh untuk diketahui oleh komunikan. Pesan yang tidak sesuai dengan kebutuhan komunikan maka dapat menghambat pesan tersebut untuk sampai dengan baik. Misalnya, pesan yang isinya terkait tata cara menyusun buku besar akuntansi akan sulit disampaikan pada seorang anak SD yang tidak memerlukan informasi tersebut.

  • Pesan harus mengandung kebenaran yang objektif.
Artinya, pesan yang disampaikan harus benar dan bukan merupakan kebohongan. Kebenaran tersebut pun harus objektif dan bukan pandangan yang masih belum tentu kebenarannya.

  • Pesan harus aktual, tepat waktu, dan tepat guna.
Artinya, pesan tersebut haruslah bermanfaat. Pesan yang aktual dan tepat waktu maka dapat lebih bermanfaat bagi komunikan. Sebaliknya, pesan yang sudah tidak aktual mungkin akan tidak tepat guna bagi komunikannya, atau mungkin komunikan sudah mengetahui juga tidak memerlukannya lagi.

b. Cara penyampaian pesan atau pengiriman data atau pesan
Dalam menyampaikan pesan, maka harus diperhatikan beberapa hal berikut:

  • Kejelasan
Penyampaian pesan hendaknya menggunakan bahasa yang baik dan benar, mudah dan cepat dipahami. Kalimat yang digunakan harus jelas, singkat, dan tepat, sesuai kaidah bahasa, dapat dipahami, oleh pihak penerima pesan. Selain itu, kata-kata yang digunakan merupakan kata yang dikenal umum, sehingga tidak mengandung kata yang ambigu.

  • Konsekuensi dan keseimbangan
Pesan yang disampaikan hendaknya tidak bertentangan antara pesan yang sebelum dan sesudah disampaikan. Maksudnya, pesan tersebut benar adanya. Jika pesan atau data yang terdahulu disampaikan terdapat kesalahan, maka harus ada pemberitahuan yang jelas. Penyampaian pesan harus sesuai kenyataan dan tujuan komunikasi serta tujuan kantor atau perusahaan.

  • Kemampuan dan pelaksanaan
Pesan yang disampaikan harus memperhatikan kemampuan orang yang dituju (komunikan). Selain itu, sarana atau media yang digunakan harus sesuai situasi dan kondisi yang berkembang.

  • Keseragaman
Ketika menyampaikan pesan, seseorang harus memperhatikan istilah, pengertian, dan kode-kode yang sama (seragam). Hal ini bertujuan untuk dapat terhindar dari kesalahpahaman dan kesimpangsiuran.

  • Kelancaran distribusi
Dalam proses penyampaian komunikasi, maka saluran-saluran yang akan dilalui harus dipilih secara tepat sehingga menjamin kelancaran proses distribusi atau pengiriman komunikasi tersebut.

Faktor Pendukung Keberhasilan Komunikasi ‘Seven’s Communications’

Dalam komunikasi, terdapat juga faktor-faktor pendukung keberhasilan komunikasi yang disebut dengan seven’s communications. Isi dari faktor pendukung keberhasilan komunikasi seven’s communications, sebagai berikut:

  • Credibility (keterpercayaan)
Antara komunikator dan komunikan terdapat rasa saling percaya.

  • Context (pertalian)
Komunikasi dapat terjadi ketika situasi dan kondisi setempat tidak ada gangguan. Antara komunikator dan komunikan serta sarana atau media komunikasi saling berkaitan.

  • Content (kepuasan)
Komunikator dapat menyampaikan pesan kepada komunikan. Artinya, komunikan dapat memahami maksud komunikator, sehingga komunikan merasa puas. Begitu pula dengan komunikator yang dapat merasa puas ketika menerima tanggapan yang baik dari komunikan.

  • Clarity (kejelasan)
Komunikator harus menyampaikan pesan atau berita secara jelas. Selain itu, tujuan yang ingin dicapai sertaa istilah yang digunakan pun harus jelas.


  • Continuity and consistency (kesinambungan dan konsistensi)
Komunikasi berlangsung secara berkesinambungan antara satu pesan dan lainnya. Dalam hal ini, pesan tidak saling bertentangan (tidak berubah atau tetap).

  • Capability of audience (kemampuan pihak penerima)
Komunikator harus memperhatikan kemampuan komunikan dalam menerima pesan agar tidak terjadi kesalahpahaman. Komunikator harus bisa menyesuaikan bahasa dan cara yang digunakan untuk menyampaikan pesan agar dapat sampai secara tepat.

  • Channels of distributions (saluran pengiriman berita)
Komunikator harus menggunakan media atau alat komunikasi yang sudah biasa digunakan umum. Misal seperti media cetak (seperti surat kabar dan majalah) atau media elektronik (seperti telepon, televisi, dan lain-lain).


Diberdayakan oleh Blogger.