Cara Menyusun Surat Penagihan



Contoh Surat Penagihan dan Cara Membuatnya


Dalam praktek bisnis, perdagangan alias proses jual beli barang sering dilakukan dengan cara kredit. Sementara barang telah dikirimkan, pembayarannya baru akan dilakukan setelah beberapa waktu kemudian sesuai kesepakatan. 

Pihak yang mempunyai tanggungan untuk membayar ini disebut sebagai debitor sementara pihak yang dibayar adalah pihak kreditor.

Akan tetapi, sering terjadi dengan bebagai alasan, debitor tidak selalu membayar hutangnya pada tanggal jatuh tempo pembayaran seperti yang telah ditetapkan. 

Jika seorang kreditor menghadapi yang demikian, maka upaya yang biasa dilakukan perusahaan (kreditor) untuk mengatasinya adalah dengan pengiriman surat penagihan.

Dapat juga petugas bagian penagihan (colector) datang langsung ke tempat debitor. Dalam hal ini apapun upaya yang dilakukan oleh perusahaan pada dasarnya bertujuan agar piutang dapat diterima pembayarannya. 

Karenanya, agar pembayarannya dapat diterima, maka dalam melakukan penagihan perlu memperhatikan aspek aspek obyektifitas, etika, dan kesopanan.

Surat penagihan dapat dibuat dalam beberapa tahap penekanannya, bergantung pada status piutang yang bersangkutan. Status tersebut biasanya terkait tentang apakah piutang tersebut telah jatuh tempo atau piutang yang telah lewat jatuh tempo. 

Ada beberapa jenis surat penagihan yang biasa dibuat oleh perusahaan. Macam surat penagihan tersebut antara lain sebagai berikut :
a.       Surat penagihan yang bersifat mengingatkan debitor.    
Surat penagihan ini dikirimkan secara periodik kepada semua debitor dalam bentuk pernyataan piutang. Surat ini dapat dalam bentuk pernyataan saldo akhir, pernyataan satuan, atau pernyataan faktur yang belum dibayar seperti yang telah dibahas dimuka.
b.      Surat tagihan yang bersifat menjelaskan.
c.       Surat penagihan ini biasanya dikirimkan kepada debitor piutang yang telah lewat tanggal jatuh tempo pembayarannya.
d.      Surat penagihan yang bersifat teguran.
Surat penagihan seperti ini dikirimkan apabila tidak ada tanggapan dari debitor terhadap surat tagihan tahap kedua. Jika kreditor sudah mengirimkan surat teguran, biasanya disertai juga dengan sanksi bisnis.

Baca juga: Surat Surat Niaga

Seperti disebutkan di atas, surat penagihan harus bersifat obyektif. Artinya, dalam arti informasi mengenai piutang yang disampaikan kepada debitor harus bersumber dari data atau dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. 

Oleh karena itu, surat penagihan yang dibuat berdasarkan data kartu piutang lebih dulu harus diteliti kecocokannya dengan dokumen-dokumen yang terkait. Seperti misalnya faktur penjualan, memo kredit dan bukti penerimaan kas.

Sebagai contoh berikut ini adalah surat penagihan yang yang berisi penjelasan mengenai piutang yang telah lewat jatuh tempo.


PT SARI SARI
Jl. Raya Cibinong Bogor Kav C 19 Jawa Barat
-------------------------------------------------------------------------------------
18 November 2015

Kepada Yth,
PD Bakti Jaya
Jalan Martadinata Barat No 21
Jakarta Selatan

Dengan hormat,

Sesuai dengan pernyataan piutang yang kami kirimkan kepada Saudara tanggal 1 November 2015, perlu kami beritahukan kembali bahwa piutang kami pada Saudara yang telah jatuh tempo pembayarannya berjumlah Rp 15.000.000,00 dengan rincian sebagai berikut:
-        Faktur No 115 sebesar Rp 9.000.000,00, jatuh tempo tanggal 3 Oktober 2015
-        Faktur No 154 sebesar Rp 13.000.000,00, jatuh tempo tanggal 15 Oktober 2015
Keterlambatan pembayaran mungkin akibat kekeliruan, jika ada alasan lain, hendaknya Anda memberikan penjelasan kepada kami. Walaupun demikian, kami berharap pembayaran untuk piutang tersebut dapat segera kami terima.
Atas perhatian saudara kami ucapkan terima kasih. Kepala Bagian Keuangan


Ardian Ari, S.E.


Diberdayakan oleh Blogger.