Surat Niaga : Pengertian dan Jenis Jenisnya

Pengertian Surat Niaga

Surat niaga merupakan surat yang sering digunakan seseorang atau suatu organisasi, termasuk perusahaan, untuk menyampaikan berita atau informasi perniagaan. Sebuah berita yang dituangkan dalam surat akan lebih efektif dan tepat sasaran karena dapat memuat data – data yang penting dan akurat.

Jenis – jenis Surat Niaga

1. Surat perkenalan

Surat perkenalan merupakan jenis surat niaga yang isinya bertujuan untuk memperkenalkan hasil produksi suatu perusahaan. Didalamnya memuat keterangan yang lengkap dari penjual yang ditujukan kepada calon pembeli. (lihat contoh)

2. Surat permintaan penawaran

Yakni surat yang dibuat oleh calon pembeli yang dikirimkan kepada penjual. Isi surat permintaan penawaran pada umumnya mencakup permintaan informasi mengenai harga, syarat jual beli, dan katalog dari barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan. (lihat contoh)

3. Surat penawaran
Yakni surat dari penjual dari calon pembeli yang berisi penawaran barang atau jasa. (lihat contoh)

4. Surat pesanan

Yakni surat yang isinya bertujuan untuk memesan barang / jasa tertentu dari pembeli kepada penjual. Biasanya pesanan dilakukan setelah menerima surat penawaran atau daftar harga. (lihat contoh)

5. Surat konfirmasi pesanan

Yakni surat yang bertujuan untuk memberikan konfirmasi yang disampaikan oleh penjual berdasarkan surat pesanan dari pemesan tentang pesanan yang terdiiri dari nama barang, jumlahnya, harga dan syarat jual beli. (lihat contoh)

6. Surat penolakan pesanan

Surat ini diberikan apabila terjadi pemesanan barang / jasa yang tidak dapat dipenuhi oleh penjual karena ada suatu masalah. Pengiriman surat penolakan pesanan hendaknya dikirimkan segera agar tidak mengecewakan pemesan. (lihat contoh)

7. Surat pengiriman pesanan

Surat pengiriman pesanan berisi pengantar dari barang yang dikirimkan kepada pembeli. Apabila antara pihak pembeli dan penjual sudah ada kesepakatan dalam persyaratan jual beli, maka barulah dapat dilaksanakan pengiriman pesanan.

8. Surat pengaduan

Yakni surat pemberitahuan untuk penjual yang dibuat oleh pembeli mengenai ketidaksesuaian barang yang diterimanya dengan barang yang dipesan dan disertai juga dengan tuntutan dan penyesalannya.

9. Surat pengiriman pembayaran

Yakni surat yang dibuat oleh pembeli dengan tujuan untuk memberitahukan kepada penjual bahwa barang kiriman sudah diterima dan pembayaran sudah dilakukan

10. Surat penagihan

Yakni surat yang dibuat oleh penjual kepada pembeli yang berisi peringatan agar pembeli membayar utangnya dikarenakan sudah lewat dari tanggal jatuh tempo atau tidak sesuai dengan perjanjian.