Prinsip-Prinsip Organisasi Kantor Yang Esensial
Pengertian dari organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat bagi orang-orang dalam berinteraksi melangsungkan kegiatannya untuk menerima, menyimpan, mengolah, dan menyajikan informasi dan merawat aktiva dalam rangka mencapai tujuan kantor.
Organisasi perkantoran ini mencakup susunan staf dan alokasi tugas serta tanggung jawab dalam berbagai kegiatan perkantoran. Organisasi kantor menjadi wadah bagi sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan kantor. Dalam proses mencapai berbagai tujuan kantor tersebut, ada beberapa prinsip organisasi kantor yang perlu untuk diketahui dan dipahami.
Berikut adalah prinsip umum dalam organsasi kantor :
- Harus terdapat garis - garis otoritas yang jelas mulai dari bagian puncak hingga bagian terbawah dalam kantor.
- Setiap otoritas harus dihubungkan dengan tanggung jawab.
- Pengawasan pusat dan desentralisasi yang maksimal.
- Dapat menjamin adanya garis - garis komunikasi yang baik secara mendatar maupun secara vertikal.
Selain beberapa prinsip umum organisasi kantor di atas, masih ada lagi pendapat dari pakar lain terkait prinsip organisasi perkantoran. Menurut J.J.W. Neuner dan L.B. Keeling, Modern Office Management, D.B. Taraporevala Sons & Co., Private Ltd, Bombay, 1970, hh, 45-49, yang tertulis dalam artikel Susilawati (2007), menyatakan bahwa terdapat delapan prinsip organisasi perkantoran yang esensial. Prinsip organisasi kantor yang esensial tersebut meliputi :
Baca juga: Tujuan Berdirinya ASEAN
1. Prinsip tujuan
Tujuan dari organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam suatu organisasi perkantoran harus dirumuskan dan dimengerti oleh masing - masing personalis dalam kantor tersebut. Ini karena dengan adanya tujuan yang dimengerti, maka dapat berubah menjadi motivasi untuk mencapai tujuan tersebut.
2. Prinsip kesatuan fungsi
Setiap organisasi perkantoran terdiri dari sejumlah fungsi yang harus bekerja sama demi mencapai tujuan utama dari organisasi perkantoran tersebut. Organisasi perkantoran merupakan suatu sistem yang terdiri dari sejumlah fungsi, dimana dalam rangka usaha pencapaian tujuan, maka yang dibutuhkan adalah saling berhubungan serta saling mempengaruhi.
3. Prinsip hubungan individual
Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk melalui adanya pribadi - pribadi yang melaksanakan pekerjaan dengan efektif pula. Meski organisasi perkantoran merupakan suatu sistem, namun pada dasarnya, individu - individulah yang menyelesaikan pekerjaannya masing-masing.
4. Prinsip kesederhanaan
Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Prinsip kesederhanaan inilah yang memudahkan para pelaksana untuk memahami, sedangkan adanya interelasi yang jelas dapat mengurangi keraguan dalam menjalankan kegiatannya.
5. Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab
Setiap orang dalam organisasi perkantoran harus diberikan wewenang yang sesuai dengan tugas tanggung jawabnya. Dengan demikian, ia dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas tersebut.
6. Prinsip laporan kepada atasan tunggal
Agar masing – masing personalia dapat mengetahui dengan jelas kepada siapa ia harus melapor, maka tiap petugas di dalam organisasi perkantoran harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan saja.
7. Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan
Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif dalam suatu organisasi kantor haruslah ditegakkan sehingga tujuan organisasi perkantoran tersebut dapat tercapai. Pengawasan yang efektif dapat ikut mencegah kemungkinan terjadinya perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif juga merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang.
8. Prinsip jangkauan pengawasan
Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran berjalan secara efektif, maka seyogyanya, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang menejer kantor atau seorang pengawas dibatasi.
Ini karena ketika semakin jauh pengawasan menejer kantor, maka semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasannya. Gejala inilah yang melahirkan apa yang disebut hukum semakin berkurangnya tambahan kemampuan pengawasan.
Pada awalnya tambahan kemampuan pengawasan itu meningkat hingga mencapai titik optimum pengawasan. Setelah itu tambahan kemampuan pengawasan tersebut akan semakin berkurang, sampai akhirnya mencapai titik 0 (bahkan negatif atau artinya terjadi suatu kekecauan pengawasan).
