Penjelasan dan Contoh Surat Permintaan Penawaran
Surat dalam kegiatan perniagaan memang memegang peranan penting. Hubungan yang terjadi antara penjual dan pembeli umumnya terjadi dengan melalui surat menyurat. Biasanya, suatu proses jual beli diawali dengan adanya permintaan dari calon pembeli.
Permintaan dari calon pembeli ini biasanya dituliskan melalui surat permintaan penawaran yang dikirimkan kepada calon penjual. Untuk belajar mengenai surat permintaan penawaran dan contoh surat permintaan penawaran, perlu diketahui dulu apa pengertian dari surat permintaan penawaran tersebut.
Pengertian surat permintaan penawaran
Surat permintaan penawaran adalah surat yang dikirimkan oleh calon pembeli kepada calon penjual, dimana isinya dimaksudkan untuk meminta keterangan mengenai suatu barang yang diinginkan.
Keterangan yang diinginkan mengenai barang – barang tersebut juga dapat disampaikan dengan jalan selain pengiriman surat permintaan penawaran, yakni dengan meminta daftar harga atau katalog yang bisa disampaikan juga melalui surat permintaan daftar harga.
Di dalam surat permintaan penawaran ini, maka calon pembeli akan menuliskan informasi apa saja yang dibutuhkan. Biasanya informasi umum yang dibutuhkan calon pembeli meliputi daftar harga barang, syarat – syarat pembayaran, kapasitas atau ketersediaan barang, kualitas, cara pemeliharaan, diskon yang bisa diberikan dan lain sebagainya.
Cara membuat surat permintaan penawaran
Untuk membuat surat permintaan penawaran, hendaknya diawali dengan perencanaan yang tepat dan disusun dengan sejelas – jelasnya dan lengkap agar penjual dapat menangkap dengan jelas apa yang diinginkan oleh calon pembeli.
Cara membuat surat permintaan penawaran ini bisa diawali dengan perencanaan. Perencanaan yang pertama adalah meninjau isi surat permintaan secara jelas dan lengkap. Hal – hal yang perlu diperhatikan di dalam surat permintaan penawaran, pada umumnya ialah :
- Jenis barang yang diinginkan
- Jumlah barang yang dibutuhkan atau yang bisa disediakan
- Kualitas yang diharapkan pembeli atau yang dimiliki penjual
- Potongan harga yang dapat diberikan
- Syarat penyerahan serta pembayaran
Baca juga: Cara Menyusun Surat Penagihan
Setelah mengetahui isi surat permintaan penawaran yang hendak disampaikan secara jelas, dapat diperhatikan cara menyusun surat permintaan penawaran berikut. Cara membuat surat permintaan penawaran hendaknya berpedoman pada beberapa hal berikut ini :
- Pastikan untuk meminta keterangan yang terperinci mengenai bahan – bahan yang dibutuhkan.
- Nyatakan dengan jelas alasan – alasan yang mendorong kenapa mengajukan permintaan penawaran tersebut.
- Bantulah pembaca dalam memberikan sesuatu yang kita butuhkan dengan menunjukkan semua data yang ada hubungannya dengan barang yang kita butuhkan.
- Akhiri surat tersebut dengan kata – kata yang saling menguntungkan kedua belah pihak, misalnya dengan ucapan terima kasih atau penghargaan.
Selain itu, perlu diperhatikan pula bahwa seorang calon pembeli bisa juga membuat surat permintaan penawaran untuk disampaikan pada beberapa perusahaan sekaligus. Maksudnya, adalah untuk memperoleh penawaran harga yang paling menguntungkan.
Contoh surat permintaan penawaran
TOKO SERBA SUKSES
Jalan Singosaren
Nomor 44 Kota Surakarta
Telp 0271 666666,
e-mail admin@serbasukses.com
----------------------------------------------------------------------------
No : 11 / P / 9 /
15 10
September 2015
Lamp : -
Hal : Permintaan
Penawaran Harga Sabun
C.V. Cantik Alami
Jalan Adi Sucipto 11
Semarang
Dengan Hormat,
Dari salah seorang relasi kami yang ada di Semarang, kami
mendapatkan informasi bahwa perusahaan Saudara memproduksi sabun yang baik
kualitasnya dengan harga yang cukup bersaing.
Menurut perhatian kami, sabun keluaran perusahaan Saudara
belum beredar di daerah Surakarta dan sekitarnya. Oleh karena itu, kami
bermaksud untuk meminta keterangan harga sabun cuci dan sabun mandi untuk
pembelian sekurang – kurangnya 500 kemasan sachet setiap jenis. Pembayaran akan
kami lakukan segera setelah barang kami terima. Apabila memungkinkan, kami
minta Saudara untuk mengirimkan beberapa kemasan sachet sebagai contoh.
Agar pesanan dapat segera kami lakukan, kami harap Saudara
dapat segera memberikan jawaban. Semoga selanjutnya dapat terjalin kerjasama
yang baik. Terima kasih.
Hormat
kami,
Toko
Serba Sukses
Ardian
Ari
Direktur
B/KS
