Memahami Proses Kegiatan Dokumentasi dalam Administrasi Perkantoran




Tahapan dalam Kegiatan Dokumentasi pada Administrasi Perkantoran


PorosIlmu.com - Dalam administrasi perkantoran, dokumen merupakan sesuatu yang penting demi kelancaran kegiatan. 

Untuk itu, dokumen harus disimpan dengan baik dan disusun secara sistematis agar lebih mudah ditemukan. 

Salah satu aktivitas penting dalam penataan dokumen kantor adalah kegiatan dokumentasi. Dokumentasi dalam administrasi kantor merupakan suatu aktifitas yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara sistematis serta penyebarluasan kepada pemakai informasi.

Ada beberapa tahapan dalam kegiatan dokumentasi dalam administrasi perkantoran, yang meliputi :

a. Mencari dan mengumpulkan dokumen
Mencari dan mengumpulkan dokumen bertujuan untuk memperoleh dokumen yang dapat dijadikan sebagai bahan dokumentasi, baik dokumen korporal, dokumen literal maupun dokumen privat. 

Mengumpulkan dapat dilakukan dengan cara menerima informasi, memberi informasi, tukar menukar informasi, berlangganan dan membeli dokumen.

b. Mencatat dokumen ke dalam buku induk dokumen
Dokumen yang telah dikumpulkan harus dicatat ke dalam buku induk dokumen. Di dalam buku induk dokumen sebaiknya terdiri dari kolom-kolom yang isinya sebagai berikut :

  • No. Urut 
  • Tanggal Pencatatan 
  • Judul Pengarang 
  • Kota Tempat Terbit 
  • Penerbit 
  • Tahun Terbit 
  • Jumlah 
  • Cara Perolehan
  • Keterangan


c. Mengolah dokumen menjadi bahan dokumentasi
Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mengolah dokumen meliputi :

  1. Memilih dokumen yang akan dijadikan sebagai bahan dokumentasi
  2. Mengkaji, melengkapi, dan mempelajari isi dari dokumen
  3. Membuat ringkasan, abstrak atau terjemahan dari dokumen
  4. Menetapkan dokumen yang sudah selesai sebagai bahan dokumentasi
  5. Menggolongkan ke dalam klasifikasi tertentu
  6. Menyebarluaskan dan menggandakan sesuai sengan kebutuhan dokumentasi
d. Mereproduksi dokumen
Mereproduksi dokumen merupakan aktifitas menggandakan dokumen yang telah diolah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Hal ini misalnya ringkasan, terjemahan, abstrak dan sebagainya.

Baca juga: Aneka Macam Cara Melipat Surat

e. Menyajikan dan menyebarluaskan dokumen
Bagian dokumentasi harus dapat menyajikan informasi yang tepat sesuai dengan kebutuhan pemakai. Sedangkan pada penyebarluasan dokumen, dapat dilakukan dengan dua cara yaitu distribusi aktif dan distribusi pasif.

Distribusi aktif dilakukan secara terus menerus sebagai pekerjaan rutin, sedangkan pada distribusi pasif berdasarkan pada permintaan pihak yang memerlukan saja.

f. Menyimpan dan memelihara dokumen
Menyimpan dan memelihara dokumen menjadi tanggung jawab beberapa pihal. Dalam penyimpanan dokumen corporal, hal ini merupakan tanggung jawab bidang permuseuman. 

Pada dokumen literal menjadi tanggung jawab bidang perpustakaan. Sedangkan pada dokumen privat menjadi tanggung jawab bidang kearsipan. 

Penyimpanan dokumen dapat dilakukan dengan dua cara, yakni :

  1. Menyimpan fisik dokumen yang artinya wujud dokumen itu sendiri yang disimpan
  2. Menyimpan informasi dokumen artinya yang disimpan hanya berupa isi atau keterangan dari dokumen tersebut.

Untuk dokumen yang berwujud surat-surat dan warkat disimpan menurut sistem kearsipan yaitu sistem abjad, masalah, wilayah, tanggal dan nomor. 

Dalam penyimpanan dokumen tak tercetak dapat dilakukan dengan menggunakan film, microfilm, slide, pita kaset, video kaset dan piringan hitam.


Diberdayakan oleh Blogger.