Asas dalam Penyaluran Logistik dalam Pergudangan

Agar penyaluran logistik dapat mendukung efisiensi dan efektivitas unit kerja maupun organisasi secara keseluruhan, maka penyalur logistik harus memperhatikan dan mengimplementasikan asas - asas dalam penyaluran logistik.

Pada dasarnya, kegiatan distribusi logistik merupakan kelanjutan dari penyimpanan atau pergudangan logistik. Hal ini juga berarti bahwa kegiatan penyaluran logistik juga merupakan rangkaian dari pergudangan atau penyimpanan logistik.

Oleh karena itu, agar kegiatan penyaluran logistik berjalan lancar, efektif dan efisien maka diperlukan asas - asas atau pedoman yang harus dipatuhi. Penyaluran logistik bukan hanya sekedar menyalurkan barang dari suatu pihak ke pihak lain. Lebih dari itu, penyimpanan logistik juga berkaitan dengan perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian yang tepat demi mencapai efisiensi sesuai tujuan organisasi.

Lukas dan Rumsari (2004: 100-101) berpendapat bahwa dalam rangka mendukung efisiensi dan efektivitas kerja, maka setiap unit kerja maupun organisasi secara keseluruhan yang terlibat dalam penyaluran logistik, harus memperhatikan dan mengimplementasikan asas - asas penyaluran logistik.

Asas - Asas Penyaluran Logistik tersebut, meliputi :

1# Ketepatan jenis dan spesifikasi Logistik yang disampaikan

Asas ketepatan jenis dan spesifikasi logistik yang disampai erat kaitannya dengan penyaluran logistik. Penyaluran ini harus sesuai dengan jenis dan spesifikasi yang telah ditentukan sebelumnya. Barang yang dipesan, jangan sampai nanti setelah diterima pihak pemesan berbeda antara jenis dan spesifikasinya.

Asas ini menjadi asas yang sangat penting karena secara fungsional, asas ini bertujuan untuk mencapai batas “optimal”, baik dalam hal kualitas maupun kuantitasnya. Selain itu, asas ini juga memperhatikan aspek efisiensi baik dari segi waktu, tenaga maupun finansial. Apabila terjadi kesalahan pada asas ini, maka akibatnya bisa sangat fatal terhadap aktivitas kerja organisasi.

2# Ketepatan nilai logistik yang disampaikan

Dalam asas ketepatan nilai logistik yang disampaikan, hal yang perlu diperhatikan adalah barang yang dikirim tidak kurang maupun tidak lebih dari nilai yang telah ditetapkan semula.

Asas ini erat kaitannya dengan pertimbangan terkait pelaksanaan program efisiensi unit kerja. Oleh karena itu, apabila kita lalai dalam memenuhi asas ini, nantinya proses aktivitas organisasi dapat terganggu.

3# Ketepatan jumlah logistik yang disampaikan

Asas ketepatan jumlah logistik yang disampaikan dalam penyaluran logistik sangat perlu memperhatikan ketelitian jumlah barang yang dikirimkan. Alangkah baiknya apabila barang yang dikirim tidak kurang juga tidak lebih dari yang seharusnya, atau sesuai dengan permintaan dan kebutuhan. 

Apabila nantinya barang yang dikirim melebihi jumlah yang ditentukan, maka hal ini dapat mengakibatkan pemborosan. Begitu pula sebaliknya, apabila barang yang dikirim kurang dari yang diperlukan, maka dapat menghambat aktivitas kerja organisasi.

4# Ketepatan waktu penyampaian

Asas ketepatan waktu penyampaian sangat perlu memperhatikan perhitungan waktu yang digunakan dalam mendistribusikan barang-barang logistik. Jangan sampai barang yang dikirimkan terlambat datang dari waktu yang seharusnya.

Jika hal ini terjadi, akibatnya bisa cukup fatal karena menyebabkan terhambatnya aktivitas kerja suatu organisasi. Padahal, aktivitas kerja organisasi yang terhambat bisa sangat luas dan menyeluruh terhadap semua bidang yang terkait.

5# Ketepatan tempat penyampaian

Dalam asas ketepatan tempat penyampaian, hal yang perlu diperhatikan adalah ketepatan tempat penyampaian barang - barang logistik, sesuai yang dibutuhkan. Jangan sampai barang yang dikirimkan bisa salah tujuan atau bahkan tertukar dengan tempat atau unit kerja lainnya.

Jika terjadi ketidaktepatan atas asas ini, akibatnya bukan hanya akan mengganggu aktivitas kerja organisasi bersangkutan saja, melainkan dapat pula berdampak pada unit kerja lainnya. Oleh karena itu, asas ketepatan tempat penyampaian menjadi asas yang sangat penting dalam proses pesdistribusian barang-barang logistik.

6# Ketepatan kondisi logistik yang disampaikan

Asas ketepatan kondisi logistik yang disampaikan artinya bahwa barang yang disampaikan harus siap pakai (“ready for use”). Ini karena barang -barang logistik tersebut diperlukan dalam rangka mendukung efektifitas dan efisiensi kerja dari organisasi.

Agar barang dapat selalu siap digunakan atau siap pakai, maka dibutuhkan pemeliharaan dan perawatan barang selama barang ada dalam penyimpanan atau gudang.

Simak juga: Mengenal 5 Kategori Gudang

Langkah Pendistribusian Logistik

Dalam penyaluran logistik di pergudangan, memang ada banyak hal yang perlu diperhatikan. Selain memperhatikan asas - asas tersebut, ada hal lain yang perlu diperhatikan, yakni mengenai proses kegiatan dan administrasi distribusi logistik itu sendiri.

Langkah-langkah atau proses pendistribusian logistik harus diperhatikan dengan baik. Ada pun, langkah pendistribusian logistik, yakni :

1# Meneliti surat pengadaan permintaan logistik dari pejabat yang berwenang.

Surat pengadaan logistik dari pejabat yang berwenang perlu untuk diteliti dan dipastikan kejelasannya. Proses ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui secara pasti tentang logistik - logistik yang dapat disalurkan kepada unit kerja yang membutuhkan logistik tersebut.

2# Mempersiapkan secara fisik barang-barang yang telah disetujui

Proses berikutnya adalah mempersiapkan secara fisik barang -barang yang telah disetujui. Dalam proses ini, dilakukan pengambilan dan pengelompokan barang-barang yang sesuai dengan permintaan dari unit-unit kerja yang membutuhkan.

Selain itu, di tahap ini juga perlu dilakukan pengecekan kembali terhadap logistik yang akan disalurkan. Pengecekan tersebut dilakukan dengan cara dikelompokkan berdasarkan jenis, spesifikasi, jumlah, nilai maupun dari kondisi barang tersebut.

3# Membawa logistik tersebut ke tempat khusus.

Logistik kemudian dibawa ke tempat khusus. Tempat khusus yang dimaksud di sini adalah tempat yang dipergunakan sebagai tempat persiapan dalam penyerahan logistik kepada unit kerja yang membutuhkan.

4# Penyerahan logistik kepada unit kerja yang membutuhkan.

Terakhir, penyalura logistik dilakukan dengan penyerahan logistik kepada unit kerja yang memerlukan. Tahap ini dapat dilakukan dengan dua cara, yakni unit kerja yang membutuhkan mengambil ke tempat pihak penyalur atau dengan penyalur menyampaikan kepada unit kerja yang membutuhkan.

Tujuan Sistem Distribusi

Dalam rangka mendukung kelancaran penyaluran logistik, maka diperlukan pula suatu jadwal untuk distribusi barang. Tujuan utama penjdadwalan ini adalah untuk mendukung kelancaran distribusi, sekaligus agar suatu organisasi terbiasa dan terdidik untuk melakukan segala kegiatan dengan perencanaan.

Dalam distribusi dikenal pula adanya sistem-sistem distribusi. Tujuan dari sistem distribusi yang dilakukan tersebut, meliputi :

1# Dalam hal pelayanan pelanggan.

Dalam hal pelayanan pelanggan, sistem distribusi bertujuan agar waktu tunggu penyerahan menjadi tepat, pengamanan terhadap ketidakpastian permintaan, serta memberikan bermacam barang yang diperlukan.

2# Efisiensi

Dapat pula diperoleh efisiensi dalam hal ongkos transportasi minimum, tingkat produksi dari pengisian pesanan, ukuran dan lokasi penyimpanan, serta akurasi data inventori.

3# Investasi inventori minimum

Investasi inventori minimum ini artinya stok pengamanan yang diperlukan dapat mencapai jumlah minimum.