Penggolongan, Macam dan Peranan Surat dalam Dokumen Kantor
Dalam kegiatan keseharian di suatu kantor, hampir selalu terjadi arus penerimaan dan pengeluaran surat. Kegiatan surat-menyurat ini ada di instansi pemerintah maupun swasta. Surat yang datang dan surat yang keluar pada dasarnya terdiri dari beragam jenis, ada surat pribadi, surat dinas, dan ada pula surat rahasia.
Dengan banyaknya surat yang keluar masuk, maka diperlukan pengelolaan yang baik. Pengelolaan yang baik dapat membantu memperlancar penyampaian informasi sehingga lebih efisien. Pengeloaan hal demikian ini memerlukan teknik dan metode yang tepat. Pengelolaan surat ini dapat ditata berdasarkan pada jenis suratnya. Pada dasarnya ada beberapa macam penggolongan dalam dokumen kantor, yang meliputi:
1. Warkat Biasa
Adalah sebuah dokumen yang semula mempunyai nilai atau kegunaan penting, tetapi akhirnya menjadi tidak lagi berguna, seperti contohnya surat lamaran.
2. Dokumen tidak penting (non esensial)
Adalah dokumen yang nilai kegunaannya hanya bersifat sementara, sehingga digolongkan sebagai tidak penting. Dokumen ini dapat diganti dan secara berkala dapat dimusnahkan, misalnya surat undangan rapat, atau lembar pengumuman.
3. Dokumen penting (important)
Adalah dokumen yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa datang, dan mempunyai nilai guna yang sangat besar. contohya seperti bukti-bukti keuangan, atau laporan keuangan.
4. Dokumen atau warkat sangat penting (vital)
Adalah dokumen yang mempunyai nilai sejarah dan ilmiah, yang dapat dijadikan sebagai alat pengingat untuk selama-selamanya. Sebagai contoh akta pendirian usahs, sertifikat tanah, ijazah.
Macam Surat / Dokumen Kantor
Berdasarkan jenis suratnya secara umum, surat dapat dibedakan menjadi 3, yakni :- Surat Niaga
adalah surat yang dipergunakan oleh orang atau badan serta perusahaan yang menyelenggarakan usaha dengan tujuan mencari laba. Menurut jenisnya, surat niaga dibedakan dalam beberapa jenis, meliputi :
- Surat Permintaan Penawaran
- Surat Penawaran
- Surat Pesanan
- Surat Balasan Pesanan
- Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
- Surat Pengantar Barang
- Surat Penerimaan Barang
- Surat Pengiriman Pembayaran
- Surat Pengaduan
- Surat Permintaan Penagihan Pembayaran
- Surat Peringatan
- Surat Tagihan
- Surat Dinas
merupakan sarana komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas suatu instansi. Menurut jenisnya, surat dinas dibagi dalam beberapa jenis, yaitu :
- Nota Dinas
- Surat Dinas
- Surat Pengantar
- Surat Kawat
- Surat Edaran
- Surat Kuasa
- Surat Keterangan
- Surat Undangan
- Surat Keputusan
- Surat Tugas
- Surat Pengumuman
- Surat Pernyataan
- Memorandum
- Surat Pribadi
adalah surat yang ditulis atau dibuat oleh perseorangan dan isinya menyangkut kepentingan pribadi. Surat pribadi dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu:
- Surat pribadi yang berisi permohonan, seperti contohnya surat lamaran pekerjaan, surat permohonan ijin, dan surat permohonan cuti.
- Surat pribadi yang berisi tentang kekeluargaan, seperti contohnya surat orang tua kepada anak atau sebaliknya, surat ucapan terima kasih, surat undangan.
Peranan Surat / Dokumen Kantor
Dalam kegiatan administrasi perkantoran surat maupun dokumen kantor mempunyai peranan yang sangat penting, antara lain :
- Sebagai alat bukti tertulis
Sebagai bukti tertulis, surat atau dokumen kantor dapat digunakan oleh organisasi apabila terjadi perselisihan antar organisasi yang mengadakan hubungan korespodensi. Dekumen kantor ini dapat menjadi bukti otentik untuk menyelesaikan perselisihan yang ada.
- Sebagai alat pengingat
Surat digunakan sebagai alat pengingat. Dengan surat, kita dapat mengetahui hal-hal yang telah lampau atau terlupa dengan cara membuka kembali surat yang terkait.
- Sebagai bukti historis
Surat dapat berperan sebagai bukti historis karena ketika ingin mengetahui sejarah suatu organisasi, maka kita dapat mengambil informasi dari melihat surat yang mencerminkan situasi maupun kondisi organisasi yang bersangkutan.
- Sebagai duta organisasi
Surat sebagai duta organisasi dikarenakan hubungan antar organisasi tidak selalu bertemu langsung. Dengan demikian, hubungan ini dapat diwakilkan dengan adanya surat.
- Sebagai pedoman
Dengan adanya surat, maka dapat dijadikan sebagai pedoman suatu organisasi untuk melakukan aktivitas / mengambil keputusan.
