Memahami Sistem Penataan Dokumen Kantor
Bagi suatu instansi atau perusahaan, menata dokumen kantor secara baik dan benar adalah hal yang sangat penting demi kelancaran kegiatan instansi atau perusahaan tersebut. Untuk itu, sudah hal yang wajib bagi suatu instansi untuk memiliki sistem pengelolaan penataan dokumen kantor yang baik dan benar.
Dengan menerapkan sistem penataan dokumen yang baik dan benar, maka berbagai pekerjaan pun dapat dikelola dengan lebih baik, lebih efektif juga efisien. Untuk memahami sistem penataan dokumen kantor, perlu diketahui beberapa jenis dan pengertian dari sistem – sistem yang ada dan sering digunakan.
Berikut ini adalah beberapa jenis dan pengertian sistem penataan dokumen kantor, yang meliputi :
1. Penataan Dokumen dengan Sistem Nomor
Dalam penataan dokumen kantor dengan sistem nomor, arsip – arsip yang dimiliki disimpan berdasarkan pada urut-urutan nomor dari warkat yang terkait. Penataan dokumen dengan sistem nomor terbagi dalam beberapa bentuk lagi, yaitu sistem nomor urut, terminal digit filling, middle digit filling, dan duplex numerical filling.
Artikel terkait: Melakukan Penataan Dokumen Secara Baik dan Benar
2. Penataan Dokumen dengan Sistem Subjek / Pokok Soal / Pokok Masalah
Dalam penataan dokumen kantor menggunakan sistem subjek / pokok soal / pokok masalah, arsipnya disusun dengan berdasarkan kesamaan subjek atau pokok permasalahan yang dimuat dalam tiap - tiap warkat.
3. Penataan Dokumen dengan Sistem Abjad
Cara penyimpanan arsip dengan sistem abjad merupakan sistem penyusunan yang menggunakan urut-urutan abjad dari nama orang, badan / perusahaan /organisasi, sesuai yang tertera pada warkat.
4. Penataan Dokumen dengan Sistem Tanggal / Kronologis
Penataan dokumen dengan sistem tanggal / kronologis merupakan cara menyimpan arsip yang penataannya didasarkan pada urut - urutan tanggal yang tertera di dalam warkat.
5. Penataan Dokumen dengan Sistem Wilayah
Sistem penataan dokumen kantor dengan menggunakan sistem wilayah, arsip yang dimiliki disimpan dengan didasarkan pada pembagian wilayah yang tertera pada asal surat.
