Menyusun Proposal Kegiatan



Cara Menyusun Proposal Kegiatan


Secara etimologi, proposal berasal dari bahasa Inggris kata kerja “Propose” yang berarti mengusulkan. Sedangkan ‘Proposal’ sebagai kata benda mempunyai arti usulan. Proposal adalah suatu rencana usulan akan suatu proyek atau kegiatan.

Proposal secara luas dapat digunakan untuk mengajukan usulan dalam berbagai institusi ataupun organisasi serta untuk berbagai tujuan, termasuk dalam hal pendidikan, bisnis maupun kegiatan sosial.

Proposal dibuat untuk ditawarkan pada pihak-pihak tertentu untuk terlibat dalam kegiatan yang direncanakan. Umumnya, proposal diajukan sebagai bentuk permohonan izin, baik untuk izin pelaksanaan kegiatan, tempat maupun dana.

Contoh proposal misalnya seperti proposal acara bakti sosial, proposal pagelaran seni, proposal proyek renovasi gedung dan sebagainya.


Isi Proposal

Proposal harus dibuat sejelas mungkin dan memuat keseluruhan informasi penting dari suatu kegiatan. Ini karena tujuan dari penyusunan proposal adalah menyampaikan informasi secara jelas dan menyeluruh dari kegiatan dan membuat pihak lain tertarik untuk ikut terlibat dalam kegiatan tersebut. Karenanya, selain harus menarik, proposal juga harus mampu mencakup infomasi secara lengkap. Secara garis besar isi proposal tidak lepas dari prinsip 5W + 1H, sebagai berikut:

Why (mengapa) : proposal harus memuat informasi kenapa kegiatan atau acara tersebut harus dilaksanakan. Informasi ini dapat disampaikan padabagian Latar belakang dan tujuan kegiatan atau acara.

What
(apa) : Apa jenis kegiatan,apa saja acara yang diadakan dan apa temanya.
Who (siapa) : siapa sasaran dari kegiatan dan juga siapa penyelenggara kegiatan.

When (kapan) : kapan acara dilaksanakan secara tempat dan rinci, termasuk tanggal, jam juga dapat juga memasukkan jadwal pelaksanaan kegiatan 

Where (dimana): dimana pelaksanaan kegiatan diadakan

How (bagaimana) : hal ini memuat bagaimana bagaimana konsep dan bentuk kegiatan, bagaimana aturan atau ketentuan untuk berpartisipasi dalam kegiatan, bagaimana kegiatan tersebut dikelola, baik dalam hal acara, dana, ataupun publikasi.

Format Proposal Kegiatan


Format kegiatan proposal pada dasarnya dapat dibuat sekreatif mungkin selama informasi yang penting dan dibutuhkan dapat termuat. Tidak ada aturan baku dalam pembuatan proposal. Namun, secara umum proposal kegiatan setidaknya memiliki format berikut: 

1. Halaman Judul (Cover)
2. Latar Belakang
3. Tujuan Kegiatan
4. Nama dan Tema Kegiatan
5. Bentuk Kegiatan
6. Peserta
7. Penyelenggara
8. Jadwal dan Lokasi Kegiatan
9. Susunan Acara
10. Susunan Panitia
11. Rencana Anggaran
12. Penutup
13. Penawaran Kerjasama (sponsorship)

Halaman Sampul/Judul/Cover
Berisi judul berisi :
• Nama atau judul kegiatan
• Lokasi dan waktu pelaksanaan kegiatan
• Penyelenggara kegiatan

Latar Belakang
Halaman latar belakang umumnya memuat tentang hal-hal apa saja yang melatarbelakangai atau mendorong kemunculan ide kegiatan. Dalam latar belakang dijelaskan mengenai fakta yang ada (yang umumnya berupa masalah) yang kemudian menjadi alasan dari pentingnya kegiatan tersebut dilaksanakan untuk menjawab bagaimana seharusnya memperbaiki fakta tersebut. 

Penulisan latar belakang umumnya bersifat umum ke khusus (general to spesific). Atau membahas hal-hal secara umum atau general, baru kemudian memasuki permasalahan atau hal yang lebih spesifik mengarah pada inti kegiatan. Untuk menulis latar belakang, sebaiknya menggunakan prinsip ‘why’ atau untuk menjawab mengapa kegiatan tersebut penting dan perlu dilaksanakan. Latar belakang ditulis dalam tiga bagian utama yakni pendahuluan – isi – penutup.

Tujuan Kegiatan

Dalam tujuan kegiatan berisi mengenai kenapa dan untuk apa kegiatan tersebut direncanakan. Tujuan dapat hanya terdiri dari satu tujuan saja atau lebih. Jika tujuan lebih dari satu, maka penulisannya dapat diurutkan dari yang terpenting hingga yang kurang penting. tujuan harus dibuat secara relevan dengan latar belakang yang dikemukakan sebelumnya. Dalam tujuan, juga berusaha menjawab prinsip “Why”. 

Bentuk Kegiatan
Bentuk kegiatan berisi tentang uraian dari acara yang akan diadakan. Kegiatan yang dibuat haruslah relevan dengan tujuan kegiatan. Bagian ini memuat tentang format kegiatan apa saja yang diselenggarakan, termasuk tema kegiatan. Pada intinya, bentuk kegiatan berusaha untuk menjawa prinsip ‘what’. Bentuk kegiatan, misalnya :
  1. Perlombaan membaca puisi 
  2. Pentas seni 
  3. Talk show, dan sebagainya

Peserta/ Sasaran Kegiatan
Bagian ini berisi tentang siapa yang menjadi sasaran dari kegiatan yang direncanakan. Sasaran kegiatan ini biasanya dirangkum dalam bentuk kelompok sasaran berdasarkan segmen tertentu. Kelompok sasaran ini harus relevan dengan bentuk kegiatan dan tema yang direncanakan. Saran kegiatan ini menjawab prinsip “Who”. 

Penyelenggara
Penyelenggara adalah pihak yang menjadi pelaksana kegiatan. Penyelenggara biasanya merupakan suatu kelompok organisasi atau komunitas yang hendak melaksanakan kegiatan tertentu yang umumnya sesuai dengan bidangnya karena terdorong oleh suatu alas an sesuai yang diuraikan pada latar belakang. Pada bagian ini, identitas penyelenggara harus ditampilkan secara jelas, termasuk nama dan nomor kontak atau sekretariat yang dapat dihubungi. Dalam hal ini, penyelenggara juga menjawab prinsip “Who”. 

Jadwal dan Lokasi Kegiatan
Jadwal dan lokasi kegiatan berisi keterangan tentang “kapan dan dimana” kegiatan akan dilaksanakan. Jadwal ini harus diuraikan secara terperinci memuat urutan acara, tempat, dan waktu, juga dapat disertakan siapa yang bertanggung jawab dalam kegiatan tersebut. Dalam bagian ini, menjawab prinsip ‘where’ dan ‘when’.

Susunan Panitia
Dalam sebuah kegiatan, pasti terdapat susunan panitia yang dibentuk secara khusus. Susunan panitia inilah yang harus disampaikan dalam bagian proposal ini. Susunan panitia ini disampaikan dengan tujuan agar pihak-pihak yang diajak untuk bekerja sama dapat mengetahui dengan siapa mereka hendak bekerja sama. Bagian ini juga menjawab prinsip ‘who’ tentang pelaksanaannya. 

Susunan panitia secara umum terdiri dari :
  • Penanggung Jawab, 
  • Panitia Pengarah 
  • Panitia Pelaksana (Ketua pelaksana, Bendahara, Sekretaris dan Seksi-seksi terkait)

Rencana Anggaran

Rencana anggaran berisi tentang rincian rencana pemasukan (Cash In), pengeluaran (Cash Out), dan jumlah kekurangan dana. Rencana anggaran dapat di susun dengan merancang anggaran dana dari masing-masing seksi yang kemudian ditotal secara keseluruhan. Rencana anggaran lebih baik disusun secara sederhana, rapi, jelas dan terperinci agar mudah dipahami. 


Dalam penyusunan anggaran, biasanya dilakukan mark up atau menaikkan anggaran yang tujuannya untuk mengantisipasinya adanya kekurangan dana tidak terduga atau pun kenaikan harga. Hanya saja, mark up yang dilakukan harus sesuai dengan kebutuhan riil, realistis dan tidak terlampai tinggi. Mark up yang melebihi 10% dari biaya riil biasanya justru akan menimbulkan kesan berlebihan dan justru tidak menarik. Selain itu, yang perlu diingat, meskipun ada mark up dalam proposal, namun tetap harus ada laporan pertanggungjawaban yang dilakukan secara riil. Ketika dana setelah kegiatan ada sisa, maka hal tersebut harus disampaikan dengan apa adanya karena dalam laporan pertanggungjawaban, mark up adalah tidak benar.

Baca juga: Tips Jitu Mendapatkan Beasiswa Luar Negeri

Penutup
Penutup berisi kalimat penutup yang menyatakan harapan dan dukungan kepada semua pihak untuk dapat terlibat dalam kegiatan. Dalam bagian ini, disertai tanda tangan dari Ketua Pelaksana / Ketua Panitia dan mengetahui Penanggungjawab kegiatan. 

Penawaran Kerjasama (sponsorship)
Penawaran kerjasama dapat disertakan pada bagian lampiran yang berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak sponsor. Agar lebih jelas, sertakan juga format perjanjian yang tidak merugikan pihak manapun. Sponsorship dapat dibagi dalam beberapa kategori seperti kategori sponsor utama/ tunggal, sponsor pendukung dan sponsor partisipatif/ mitra. Pastikan untuk memberikan penawaran yang paling menarik pada pihak sponsor. Pihak sponsor pada umumnya akan tertarik pada kegiatan yang : 


        Skala kegiatannya besar sehingga lebih banyak target sponsor yang datang
        Konsep kegiatannya menarik dan marketable, sehingga dapat mengundang banyak orang
        Sponsor diberi kesempatan untuk menjual/ promo/ publikasi produknya. Hal ini dapat dilakukan dengan menawari sponsor dengan stan, spot acara, atau pun pemasangan media promo.
        Proses mudah dan tidak berbelit-belit
        Panitia terutama bagian humasnya dapat meyakinkan pihak sponsor. Terkadang ketua panitia pun dapat ikut terlibat untuk negosiasi lanjut demi meyakinkan sponsor.
        Apa yang diperoleh sponsor dapat dikatakan sepadan dengan yang dukungan yang diberikan sponsor.


Penyusunan proposal kegiatan memerlukan kreativitas dan kerjasama. Akan lebih baik, jika dalam penyusunannya telah melibatkan seluruh panitia sehingga dapat mengakomodir ide dan gagasan semuanya, terutama terkait tugas masing-masing panitia. Kerangka dasar pemikiran dalam mengonsep proposal hendaknya selalu mengacu pada prinsip 5W+1H.


Diberdayakan oleh Blogger.